EA_logo_trans

Forretningsbetingelser gældende for samarbejdet med Amesto AccountHouse ApS af 1. januar 2012

Forretningsbetingelser gældende for samarbejdet med Amesto AccountHouse ApS af 1. januar 2012

Nedenstående retningslinjer definerer de generelle rammer for ydelser og vilkår i forbindelse med samarbejde mellem Amesto AccountHouse ApS (herefter AH), CVR 26 113 156 og vores kunder (herefter virksomheden). De heri beskrevne betingelser er gældende for alle de ydelser som AH leverer til virksomheden, med mindre andet aftales skriftligt. Der kan i samarbejdet løbende blive fremsendt breve og korrespondance via e-mail med vores kommentarer og bemærkninger til virksomhedens resultat og økonomiske stilling herunder usikkerheder og spørgsmål, som vi beder virksomheden være opmærksom på, og at indholdet ligeledes danner grundlag for vores ansvar.

Forretningsgrundlag:

Vort forretningsgrundlag består i salg af regnskabsmæssig assistance og økonomistyring til virksomheder på fastpris eller timebasis med en fleksibel og serviceorienteret indstilling.

Generelt:

Virksomheden udpeger overfor AH en ansvarlig, der er bemyndiget til at tage stilling til forhold, der måtte blive forelagt for virksomheden af AH. AH’s arbejde udføres i henhold til skriftlig instruks (forretningsgangsbeskrivelse) fra virksomheden eller virksomhedens revisor. Modtages der ikke skriftlig instruks eller dækker en sådan kun enkelte områder, udføres AH’s arbejde i henhold til AH’s interne standarder og arbejdsmodeller.

Alle ydelser udført af AH og al materiale, der måtte blive udleveret, er udarbejdet til virksomheden og må derfor ikke anvendes af tredjemand uden forudgående skriftlig aftale.

Bemanding:

Til virksomhedens knyttes et passende antal medarbejdere fra AH, således at AH i videst muligt omfang kan varetage opgaver uanset sygdom, ferie, barsel eller lignende. Til virksomheden knyttes tillige en controller fra AH, der skal sikre, at kvaliteten af det udførte arbejde lever op til den kvalitet, der er aftalt og i øvrigt stå til rådighed for mere komplekse spørgsmål eller ønsker relateret til virksomhedens bogføring, lønforhold, økonomiske stilling m.v.

AH forbeholder sig ret til at bemande opgaven for virksomheden med den eller de medarbejdere, der af AH anses for mest hensigtsmæssige og egnede til opgaven. Virksomhedens ønsker hertil vil dog, i det omfang det er muligt, blive imødekommet.

Underleverandører:

AH er med virksomhedens samtykke berettiget til, at antage underleverandører i forbindelse med levering af arbejdsydelserne (benævnt “underleverandører”). AH er i forhold til virksomheden ansvarlig for, de af AH antagne, underleverandørers ydelser. De af AH antagne underleverandører handler på vegne af AH og efter AH’s instrukser. Virksomheden kan ikke rejse krav mod AH’s medarbejdere og underleverandører i relation til det udførte arbejde eller nærværende forretningsbetingelser, med mindre den pågældende har et direkte, ufravigeligt ansvar over for virksomheden. AH’s medarbejdere og underleverandører har ret til at gøre denne bestemmelse gældende overfor virksomheden.

Udførelse af arbejdsopgaven:

AH’s opgaver udføres efter virksomhedens ønske på anvist forretningsadresse eller i AH’s kontorer. Udføres opgaven hovedsageligt på virksomhedens adresse, vil der tillige skulle udføres kontrol og dokumentationsarbejde samt planlægning og tilrettelæggelse på AH’s adresse.

Virksomhedens bistand og forpligtelser:

Virksomheden stiller de nødvendige oplysninger, bistand m.v. til rådighed for AH til brug for AH’s udførelse af de aftalte arbejdsopgaver. AH verificerer ikke, om de oplysninger, materiale m.v., som AH modtager fra virksomheden eller virksomhedens eventuelle rådgivere, er korrekte eller fyldestgørende med mindre dette aftales skriftligt. De fysiske arbejdsforhold for AH og eventuelle underleverandørers medarbejdere skal opfylde den til enhver tid gældende lovgivning for indretning af arbejdspladser m.v., i det omfang de befinder sig på virksomheden.

Udleverer virksomheden nøgler, adgangskort og koder til AH’s medarbejdere og underleverandører til virksomhedens kontorer eller lokaler i øvrigt, har virksomheden ansvaret for, at AH’s medarbejdere kvitterer for modtagelsen samt for, at AH’s medarbejdere leverer disse retur efter endt brug. AH assisterer hermed.

Virksomheden har ansvar for, at adgang til virksomhedens likvide midler ikke er mulig for AH’s medarbejdere. Der må ikke meddeles AH’s medarbejdere prokura eller på anden måde tildeles dem bemyndigelse, der kan have konsekvens for virksomheden økonomisk eller på anden måde i tilfælde af fejl eller misbrug.

Virksomheden har ansvar for, at adgang til eventuelle følsomme data ikke er mulig for AH’s medarbejdere eller underleverandører.

Arbejdsopgaver:

AH udfører alene regnskabsmæssig og administrativ assistance (ikke revision og skat m.v.). AH kan efter forudgående skriftlig aftale med virksomheden varetage følgende opgaver:

Bogføring: AH forestår efter aftale virksomhedens bogføring eller udvalgte dele heraf.

Arbejdet udføres efter en arbejds- og afstemningsplan, der er tilpasset virksomheden og opdateres løbende efter aftalte ændringer i arbejdsopgaverne. Bogføring samt registrering af bilag i finans-, debitor- og kreditorsystem m.v. samt løbende periodisk afstemning af konti, hvor der foreligger ekstern dokumentation. For konti, hvor der ikke foreligger ekstern dokumentation, udarbejdes der specifikation af relevante balanceposter. Likvide bevægelser, der ikke er dokumenteret ved bilag, kan registreres midlertidigt med henblik på efterfølgende indhentning af dokumentation m.v.

Lønregnskab:

Såfremt der er aftalt assistance i forbindelse med lønregnskab udover registrering af udbetalt løn m.v., skal grundlag for udbetaling af løn m.v. til hver enkelt af virksomhedens medarbejdere fremlægges af virksomheden herunder oplysninger om bonus-, bil-, pensionsordninger, ferie eller andet med relevans for lønudbetalingen til den enkelte medarbejder. Løngrundlaget skal opdateres af virksomheden, hver gang der sker ændringer og meddeles AH.

AH har intet ansvar for de lønsystemer, herunder eventuelle fejl i lønsystemer, der anvendes til udbetaling og indberetning. Alle lønudbetalinger kontrolleres og godkendes af virksomheden før udbetaling.

Kreditorbetalinger:

Ved assistance i forbindelse med betalingsforslag skal alle betalinger kontrolleres, godkendes og gennemføres af virksomheden. Ansvar for betaling og konsekvens heraf påhviler alene virksomheden. AH’s medarbejdere må under ingen omstændigheder have adgang til virksomhedens konti.

AH tager ikke stilling til varelager eller igangværende arbejder m.v. med mindre der er særskilt registreringssystem herfor eller efter aftale. AH tager alene stilling til periodisering af drifts- og statusposter i henhold til modtaget instruks fra virksomheden eller virksomhedens revisor. Det bemærkes, at procedurer vedrørende periodisering ofte vil fordre et samarbejde mellem virksomhedens medarbejdere og AH’s medarbejdere. AH kan ikke indestå for, at en periodisering vil ske korrekt.

Afskrivninger, hensættelser og selskabsskat m.v. reguleres alene i henhold til modtaget bogføringsinstruks fra virksomheden.

Momstilsvar og tilsvar af andre afgifter opgøres i henhold til modtagen instruks fra virksomheden, dennes revisor eller AH’s interne retningslinjer herfor. Er virksomheden omfattet af særlige momsforhold, eller er der tilsvar af andre afgifter af betydning, er det væsentligt, at der foreligger en afgiftsinstruks fra virksomheden eller dennes revisor. Virksomheden har ansvaret for, at en afgiftsinstruks er opdateret med relevante ændringer af afgiftslovgivning m.v.

AH fremsender momsbrev med angivelse af virksomhedens bogførte moms- og afgiftstilsvar i overensstemmelse med den angivne afregningsperiode.

Efter afslutning af månedens bogføring udskrives edb-balance samt øvrige relevante saldolister, f.eks. debitor- og kreditorsaldolister m.v.

Andre udskrifter udskrives alene efter aftale eller anmodning fra virksomheden.

Årsafslutning:

Efter aftale herom udarbejder AH en årsafslutningsmappe til brug for virksomhedens revisor indeholdende relevante arbejdspapirer i form af afstemning af løn m.v., moms- og afgiftstilsvar, likvide konti, debitor- og kreditorspecifikationer og andre relevante drifts- og balancekonti med tilhørende dokumentation i det omfang det er tilgængeligt for AH.

Indholdet af denne mappe kan hensigtsmæssigt defineres i samarbejde med virksomhedens revisor, idet AH ellers tager udgangspunkt i egne standarder.

Økonomisk styring:

Fungerer bogføring m.v. tilfredsstillende bistår, AH efter aftale gerne med at udarbejde en egentlig økonomirapport, tilpasset virksomheden indeholdende en overskuelig drifts- og statusrapport, budgetafvigelser, likviditetsoversigt, relevante nøgletal og specifikationer og med fremhævelse af de af virksomheden definerede økonomiske styringsfaktorer.

Budgettering:

AH bistår efter aftale gerne i forbindelse med udarbejdelse eller tilpasning af virksomhedens interne budgetter herunder definition af forudsætninger, simulation og følsomhedsanalyse m.v.

Registreringssystem:

AH’s assistance udføres på virksomhedens eller på AH’s edb-system. AH har kendskab til eller vil i givet fald erhverve sig kendskab til almindeligt forekommende standard registreringssystemer inden for vort forretningsgrundlag.

Udføres AH’s arbejde på virksomhedens edb-system er det virksomhedens ansvar, at der indarbejdes relevante begrænsninger i adgang til data. AH’s arbejde vil følge retningslinjerne i en modtaget instruks fra virksomheden for edb-området.

AH eller AH’s medarbejdere og underleverandører kan ikke gøres ansvarlig for registreringer, der forefindes eller foretages i virksomhedens edb-system, uanset at AH har adgang hertil og udfører arbejde herpå. Dette gælder tillige fejl eller uhensigtsmæssigheder i relation til virksomhedens bogføring m.v. opstået som følge af fejl i virksomhedens edb-system.

AH har interne forretningsgange for edb-anvendelse herunder udveksling af data og programmel, daglig backup og anvendelse af regelmæssig opdateret kontrolprogram mod edb-virus. Efter aftale kan AH forestå periodevis gennemførsel af backup af virksomhedens edb-system.

AH kan dog ikke indestå for, at virksomhedens backup kan genindlæses i tilfælde af systemnedbrud, eller korrekt gennemførelse af backup procedure.

Det er et krav fra AH i relation hertil, at virksomheden har en ajourført beskrivelse af gennemførsel af backup procedure samt log bog, hvor gennemførte backups registreres.

Tavshedspligt:

AH’s medarbejdere og underleverandører har, ifølge deres kontrakt, tavshedspligt om forhold, der måtte komme til deres kendskab vedrørende AH’s kunder. Ligeledes er der ubetinget tavshedspligt om forhold vedrørende AH, hvilket vi beder virksomheden respektere.

Medarbejdere og underleverandørers tavshedspligt gælder bl.a. med respekt for regler, som pålægger oplysningspligt i forhold til offentlige myndigheder eller andre. AH’s medarbejdere og underleverandører må videregive fortrolige oplysninger, i det omfang det følger gældende lovgivning eller er nødvendigt i forbindelse med arbejdet for virksomheden, eksempelvis til AH’s underleverandører.

AH’s ydelser skal behandles fortroligt af virksomheden og må ikke videregives, drøftes eller vises til andre end virksomhedens rådgivere uden forudgående skriftligt samtykke fra AH, medmindre andet skriftligt er aftalt.

Før virksomhedens rådgivere får adgang til AH’s ydelser, skal virksomheden sikre, at virksomhedens rådgivere er underlagt tavshedspligt og er oplyst om, af AH intet ansvar har i forhold til virksomhedens rådgivere, og at AH’s ydelser ikke må anvendes til andet end det mellem AH og virksomheden aftalte eller forudsatte formål. Virksomheden er ansvarlig overfor AH for overtrædelse af denne bestemmelse fra virksomhedens rådgivers side.

AH indestår ikke for, at fortrolighed kan opretholdes i forbindelse med ekstern kommunikation, herunder post, e-mail og telefax. AH er med respekt af sin tavshedspligt berettiget til, som reference overfor tredjemand, at oplyse om karakteren af og sit engagement med virksomheden.

AH kan alene pålægges ansvar for brud på tavshedspligten, i det omfang AH kan videreføre dette ansvar til AH’s medarbejdere.

Persondata:

Virksomheden er ansvarlig for, at overgivelse af oplysninger til AH og dennes underleverandører overholder de til enhver tid gældende regler for behandling af personoplysninger. I det omfang AH i forbindelse med arbejdet for virksomheden behandler oplysninger omfattet af persondataloven, er AH databehandler i persondatalovens forstand og handler alene efter instruks fra virksomheden, som er dataansvarlig. Reglerne i persondatalovens § 41, stk. 3-5 gælder ligeledes forbehandling ved AH.

Ansvar:

AH, AH’s underleverandører eller medarbejdere i AH er ansvarlig efter dansk rets almindelige regler med de begrænsninger og fritagelse, som fremgår af disse forretningsbetingelser og andre skriftlige aftaler med virksomheden, i det omfang disse bestemmelser ikke er uforenelige med gældende lovgivning.

AH er ikke, som følge af ydet rådgivning, ansvarlig for økonomiske tabskonsekvenser, herunder, men ikke begrænset til, driftstab, mistet fortjeneste, tidstab, tab af data eller goodwill.

AH er ikke ansvarlig for manglende eller forsinket opfyldelse af sine forpligtelser under denne aftale, såfremt dette skyldes hindringer eller forhold uden for AH’s og/eller AH’s underleverandørers kontrol.

AH er ikke ansvarlig for tab, der kan henføres til det af virksomheden, virksomhedens rådgivere eller virksomhedens leverandører leverede materiale, oplysninger, systemer, ydelser m.v.

AH har ikke noget ansvar for ydelser leveret af tredjemand antaget af virksomheden, herunder virksomhedens rådgivere og leverandører.

Virksomheden skal straks give AH skriftlig meddelelse om fejl eller mangler ved AH’s udførelse af arbejdsopgaverne eller forhold, som kan give anledning til, at der rejses krav mod AH. AH har ret til at afhjælpe en konstateret fejl eller mangel ved arbejdsopgaverne inden for en efter omstændighederne passende frist. Virksomhedens krav mod AH bortfalder i det omfang virksomheden ikke har reklameret herover inden et år efter det tidspunkt, hvor virksomheden blev eller burde være opmærksom på det forhold, som gav anledning til kravet.

Virksomheden skal holde AH, AH’s medarbejdere og AH’s underleverandører skadeløse for ethvert krav, samt hermed forbundne omkostninger og tab, som rejses af tredjemand i relation til denne aftale og/eller arbejdsopgaverne som følge af virksomhedens, virksomhedens rådgivere eller leverandørers handlinger eller undladelser eller som følge af manglende eller urigtige oplysninger og materialer leveret af virksomheden, virksomhedens rådgivere eller leverandører.

AH og virksomheden accepterer brugen af elektronisk kommunikation og dermed forbundne risici. Hver part er ansvarlig for at beskytte egne systemer og interesser i forbindelse med elektronisk kommunikation. AH og AH’s underleverandører er ikke ansvarlig for fejl, tab, virus, forsinkelser, ødelæggelser m.v. i forbindelse med eller forårsaget af elektronisk kommunikation og information.

AH eller medarbejdere i AH kan ikke drages til ansvar økonomisk eller på anden måde som følge af forkert registrering i virksomhedens registreringssystemer, som følge af virksomhedens overtrædelse af lovgivningen eller som følge af andre forhold.

AH påtager sig ikke ansvar for, at moms- og afgiftstilsvar er opgjort og indrapporteret i overensstemmelse med gældende lovgivning og praksis. Korrekt opgørelse og indrapportering indebærer ofte stillingtagen til forhold med betydelige elementer af skøn m.v. Det foreslås og forudsættes fra AH, at virksomhedens moms- og afgiftstilsvar samt grundlag herfor i form af afstemninger m.v., kontrolleres af virksomhedens revisor i forbindelse med udarbejdelse af årsregnskab eller hyppigere.

Den af virksomheden udpegede ansvarlige skal altid godkende dispositioner m.v., der kan indebære et økonomisk tab for virksomheden, forinden en disposition gennemføres. Fordrer virksomheden dispositioner gennemført, hvor procedurer m.h.t. arbejds- og ansvarsfordeling mellem AH og virksomheden ikke overholdes, jævnfør ovenfor under løn og betalinger m.v., kan ansvar herfor ikke pålægges AH.

AH kan ikke gøres ansvarlig for force majeure-lignende forhold, hvorpå AH ikke har indflydelse, herunder men ikke begrænset til tyveri, arbejdsnedlæggelse, systemnedbrud, strømafbrydelser og naturkatastrofer.

Rettigheder:

AH bevarer ejendomsretten og samtlige immaterielle rettigheder til alt materiale/rådgivning der måtte udleveres/meddeles til virksomheden herunder, men ikke begrænset til, koncepter, systemer, arbejdsprocesser, skabeloner, modeller, software, databaser, metoder, rapporter, knowhow m.v., som anvendes til brug for eller der opstår som led i AH’s udførelse af arbejdsopgaver for virksomheden. AH bevarer endvidere ejendomsretten og samtlige immaterielle rettigheder til udførelsen af arbejdsopgaverne og enhver form for materiale herunder internt materiale (udkast, arbejdspapirer og lignende), der fremkommer som led i opfyldelse af aftalen med virksomheden.

Virksomheden får alene den brugsret til ydelserne, som er nødvendig for virksomhedens loyale anvendelse af materialet/rådgivningen. Brugsretten er ikke-eksklusiv og kan ikke overdrages til tredjemand. AH er berettiget til at anvende sine immaterielle rettigheder i forhold til andre kunder eller på anden vis under overholdelse af disse forretningsbetingelser.

Honorar og tidsforbrug:

Honorar faktureres i henhold til aftale mellem virksomheden og AH for de aftalte arbejdsopgaver. Honoraret kan være aftalt som betaling efter medgået tidsforbrug eller som et fast beløb for faste opgaver. Udføres der assistance uden for en fast aftale, faktureres vort arbejde efter medgået tid og til vore sædvanlige satser. AH’s satser er defineret efter aftale, efter opgavens indhold og efter tilknyttede medarbejderes kvalifikationer.

Timesatser m.v. reguleres pr. 1. juli hvert år, idet AH dog i særlige tilfælde forbeholder sig ret til at ændre satser med en måneds varsel.

Fakturering og betalingsbetingelser:

Ved opstart af et samarbejde faktureres et beløb a conto forud normalt svarende til en måneds forventet produktion som depositum. Depositum forfalder til betaling netto kontant. Beløbet reguleres årligt efter en gennemsnitsmåneds produktion eller ved væsentlige ændringer i produktionsomfanget og henstår som depositum indtil samarbejdsforholdet i givet fald afsluttes.

Der faktureres efter medgået tid og til normale satser mindst én gang om måneden. Er der aftale om fast honorar for fasteopgaver, faktureres det aftalte honorar forud, hver den første i måneden, for samme måneds produktion.

Betalingsbetingelser er generelt 14 dage netto kontant. Der tilskrives renter med 1,75 % pr. påbegyndt måned.

Skulle der være tvivl om en faktura bedes virksomheden gøre opmærksom herpå indenfor 30 dage fra fakturaens modtagelse, idet fakturaen ellers betragtes som anerkendt af virksomheden.

Aftalens varighed:

Samarbejdet kan opsiges af begge parter med 3 måneders skriftligt varsel til udgangen af en kalendermåned. Den første måned betragtes som prøvetid, hvor samarbejdet kan opsiges gensidigt med en uges varsel.

Såfremt virksomheden opsiger samarbejdet og ikke ønsker AH’s bistand i opsigelsesperioden, er AH berettiget til et honorar frem til opsigelsesvarslets udløb svarende til 3 måneders gennemsnitlig honorar målt på de sidste 12 måneder.

Uanset det øvrige anførte, betragtes manglende overholdelse af AH’s betalingsbetingelser som misligholdelse, der berettiger AH til at standse arbejdet med en dags varsel, og til at modregne depositum i AH’s samlede tilgodehavende. AH er i så fald berettiget til honorar i tre måneder frem til udgangen af en kalendermåned.

Ændringer i ovenstående vilkår m.v. skal være godkendt skriftligt af AH’s ledelse. Dette eksemplar er opdateret den 1. januar. 2012.

Vi håber på et langvarigt og et for begge parter tilfredsstillende samarbejde og står til rådighed for supplerende kommentarer, om dette måttes ønskes.

Gyldighed:

Såfremt en eller flere bestemmelser i aftalen mellem AH og virksomheden erklæres ugyldig eller i øvrigt ikke kan opretholdes, som følge af ufravigelig lovgivning, senere ændringer i lovgivningen eller myndighedskrav, vil sådanne bestemmelser ikke anses som en del af aftalegrundlaget. Gyldigheden af aftalens øvrige bestemmelser påvirkes ikke.

Ændringer i ovenstående vilkår m.v. skal være godkendt skriftligt af AH’s ledelse. Dette eksemplar er opdateret den 1. januar 2012.

Lovvalg og værneting:

Aftalen er undergivet dansk ret bortset fra de danske regler om lovvalg. Enhver tvist som måtte opstå i forbindelse med aftalen eller AH’s udførelse af arbejdsopgaverne skal opgøres efter ‘Regler for behandling af voldgiftssager ved Voldgiftsinstituttet Danish Arbitration’ Alle medlemmer af voldgiftsretten udnævnes af Det Danske Voldgiftsinstitut i overensstemmelse med ovennævnte regler. Både virksomheden og AH har tavshedspligt med hensyn til tvisten herunder dens eksistens, voldgiftsbehandlingen og – kendelsen.